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Schnell wie die Feuerwehr bei der Dokumentationserstellung

Global tätige Hersteller von Sonderfahrzeugen/Maschinen treiben einen erheblichen Aufwand für die Aufbereitung, zeitgemäße Fertigstellung und Übersetzung der technischen Dokumentation. Um den Redaktionsprozess zu verbessern, hat Rosenbauer das Content-Management-System TIM von Fischer Computertechnik eingeführt. Dadurch ist der weltweit führende Hersteller von Feuerwehrfahrzeugen bei der Dokumentationserstellung schneller, flexibler und strukturierter.

Rosenbauer International AG

Überall auf der Welt setzen Berufs- und freiwillige Feuerwehren, Betriebs- und Flughafenfeuerwehren auf die innovativen Löschfahrzeuge für den abwehrenden Brand- und Katastrophenschutz von Rosenbauer. Der international tätige Konzern, der seinen Hauptsitz in Leonding bei Linz hat und weltweit über 2.000 Mitarbeiter beschäftigt, ist in mehr als 100 Ländern der Erde vertreten. Über 90 Prozent ihres Jahresumsatzes von rund 600 Millionen Euro erwirtschaftet die Firmengruppe im Ausland, wobei die Emerging Markets eine wichtige Rolle spielen. Kürzlich hat Rosenbauer den größten Einzelauftrag für Flughafenlöschfahrzeuge seiner Geschichte mit dem staatlichen brasilianischen Flughafenbetreiber Infraero unterzeichnet, der auf einen Schlag 80 Löschfahrzeuge vom Typ PANTHER für umgerechnet rund 30 Millionen Euro bestellte.

Löschfahrzeuge sind Sonderfahrzeuge, die entsprechend der Kundenanforderungen konfiguriert und angepasst werden. Die dazu gehörigen Betriebsanleitungen rechtzeitig zur Auslieferung zu erzeugen und - innerhalb der EU - in der jeweiligen Landesprache bereit zu stellen, war für die Technischen Redakteure eine große Herausforderung, die sie aufgrund des starken Wachstums, insbesondere im Export, mit den bestehenden Werkzeugen, Kapazitäten und Prozessen kaum noch bewältigen konnten. Deshalb entschied die Firmenleitung vor einigen Jahren, die heterogene Tool-Landschaft zu vereinheitlichen und den Dokumentationsprozess durch Einführung eines XML-basierten Redaktions- und Content-Management-Systems zu optimieren.

Wesentliche Anforderung der Anwender war die Möglichkeit, FrameMaker als Editor zu nutzen, was den Kreis der in Frage kommenden Systeme einschränkte. Zwei kamen in die engere Wahl: „Wir haben uns für TIM entschieden, weil es das bessere Preis-Leistungsverhältnis bot und Fischer Computertechnik auf unsere Anforderungen als Sondermaschinenbauer sehr flexibel eingegangen ist", sagt David Windhager, Leiter Technische Dokumentation bei Rosenbauer. „Es war die absolut richtige Entscheidung. Wir sind super zufrieden mit der Projektabwicklung und der Betreuung durch den Systemhersteller. Das gemeinsame Projektteam von Rosenbauer und Fischer Computertechnik, haben bei der Implementierung hervorragend gearbeitet."

Rosenbauer-Löschfahrzeuge der neuen AT-Baureihe - hier der AT Neu - werden dank TIM mit kunden- bzw. fahrzeugspezifischen Betriebsanleitungen ausgeliefert.

Komplett neue Dokumentation

Bei der Implementierung der neuen Lösung entschied das Projektteam, alte Zöpfe abzuschneiden, das heißt Struktur, Inhalte und Layout der Dokumentation unter Berücksichtigung der gängigen Normen etc. komplett neu aufzubauen. Begünstigt wurde diese Vorgehensweise dadurch, dass Rosenbauer gerade die neue AT-Baureihe von Löschfahrzeugen für den kommunalen Bereich entwickelte, die dank TIM jetzt mit kunden- bzw. fahrzeugspezifischen Betriebsanleitungen ausgeliefert wird. Trotz der notwendigen Vorarbeiten für die Definition des Metadatenkonzepts und die Anpassung der Document Type Definition - Rosenbauer nutzt die für den Maschinenbau optimierte DTD von Fischer Computertechnik - konnten die Redakteure nach nur drei Monaten mit der produktiven Arbeit beginnen. Die Umstellung von der dokumentbasierten Arbeitsweise auf die Erstellung von Textbausteinen bereitete ihnen keinerlei Probleme.

Mittlerweile hat Rosenbauer Betriebsanleitungen für mehr als 100 Fahrzeuge der neuen AT-Baureihe mit TIM erstellt. Dafür haben die Anwender rund 2.500 deutsche und 700 englische Textmodule angelegt; außerdem sind zahlreiche Module in diversen anderen Sprachen im CMS abgelegt. Bei der Redaktion neuer Textbausteine können dank der Schnittstelle zum Autorenunterstützungs-Tool [i]-match auf geprüfte Formulierungen und Begriffe zugreifen.

Rosenbauer will schrittweise weitere Produkt/Fahrzeugreihen mit TIM dokumentieren und neben den Betriebsanleitungen auch die Montage- und Einbauanleitungen sowie die Reparaturanleitungen mit dem XML-basierten Redaktions- und CMS-System erstellen. Weiterhin ist geplant, nach erfolgreicher Implementierung das Wartungssystem RSP+ anzubinden, um die in den Textbausteinen der Wartungsanleitungen enthaltenen Informationen, beispielsweise über die Wartungsintervalle, übernehmen und direkt für die Planung und Terminierung der Wartungsarbeiten nutzen zu können.

„Wir haben uns für TIM entschieden, weil es das bessere Preis-Leistungsverhältnis bot und Fischer Computertechnik auf unsere Anforderungen als Sondermaschinenbauer sehr flexibel eingegangen ist." David Windhager, Leiter Technische Dokumentation bei Rosenbauer

Einsparungen bei Übersetzungen

Rosenbauer erstellt deutsche und englische Dokumentationen normalerweise im Haus, alle anderen Sprachversionen - darunter auch Arabisch und Farsi - werden entweder von externen Übersetzungsbüros oder den Niederlassungen vor Ort lokalisiert. Die Maschinenrichtlinie verpflichtet das Unternehmen, die Dokumentation in Europa in der jeweiligen Landessprache bereitzustellen. Der Einsatz des neuen Redaktionssystems hilft Übersetzungskosten zu sparen, da nur noch neue oder veränderte Textbausteine übersetzt werden. Früher erhielten die Übersetzer immer das komplette Dokument, an dem sie oft noch Layout-Anpassungen vornehmen mussten, die sie sich natürlich bezahlen ließen.

TIM beschleunigt den Prozess der Dokumentationserstellung und verbessert zugleich die Qualität der Dokumentation. Ohne das neue System wäre Rosenbauer nicht in der Lage, Löschfahrzeuge der AT-Produktreihe, die in relativ großen Stückzahlen gebaut werden, mit fahrzeugspezifischen Betriebsanleitungen auszuliefern. „Das ist heute eine wichtige Anforderung unserer Kunden, die zum Teil auch individuelle Wünsche haben, was den Aufbau der Dokumentation betrifft", sagt Windhager. „Solche Wünsche können wir dank der Flexibilität von TIM auch weiterhin ohne großen Aufwand erfüllen." Früher erhielten die Käufer der kommunalen Löschfahrzeuge eine Standard-Betriebsanleitung mit allen denkbaren Ausstattungsvarianten, die in ihren Fahrzeugen unter Umständen gar nicht verbaut waren.

Die fahrzeugspezifischen Betriebsanleitungen lassen sich derzeit noch nicht auf Knopfdruck erzeugen, weil an den Fahrzeugen viele kundenspezifische Anpassungen vorgenommen werden, die die Redakteure erst mal vor Ort (am Gerät) recherchieren müssen. Längerfristiges Ziel von Rosenbauer ist es jedoch, den Publikationsprozess weitgehend zu automatisieren. „Mit der XML-basierten Lösung sind wir außerdem in der Lage, die Inhalte im Web zu publizieren oder sie den Wartungstechnikern auf mobilen Endgeräten zur Verfügung zu stellen", sagt Windhager. „Damit sind wir für die Dokumentationsanforderungen der Zukunft gewappnet."

"Mit TIM sind wir in der Lage, die Inhalte im Web zu publizieren oder sie den Wartungstechnikern auf mobilen Endgeräten zur Verfügung zu stellen." David Windhager, Leiter Technische Dokumentation bei Rosenbauer.