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Start » Kunden » Success Story » Kärcher setzt TIM ein

Rückschau und Ausblick: Zehn Jahre Kärcher und TIM

Seit zehn Jahren erstellt Kärcher seine technischen Dokumente mit dem Redaktionssystem TIM

Das Familienunternehmen Kärcher ist weltweit führender Anbieter für Reinigungstechnik und bietet mit Hochdruckreinigern, Saugern und Dampfreinigern, Pumpen für Haus und Garten, Kehr- und Scheuersaugmaschinen, Kfz-Waschanlagen, Reinigungsmitteln, Trockeneis-Strahlgeräten, Trink- und Abwasseraufbereitungsanlagen und Wasserspendern innovative Problemlösungen an. Sie umfassen aufeinander abgestimmte Produkte, Reinigungsmittel und Zubehöre sowie Beratung und Service.

Die Alfred Kärcher GmbH & Co. KG beschäftigt in 60 Ländern über 10.600 Mitarbeiter in 100 Gesellschaften. Für eine lückenlose Versorgung der Kunden auf der ganzen Welt sorgen mehr als 50.000 Servicestellen in allen Ländern. Innovation ist für das Unternehmen der wichtigste Wachstumsfaktor: Rund 90 % aller Produkte sind fünf Jahre alt oder jünger. In den Entwicklungszentren des Reinigungsgeräteherstellers arbeiten mehr als 900 Ingenieure und Techniker an der Konstruktion neuer Problemlösungen.

Kärcher GmbH & Co. KG

Automatisierte Prozesse mit TIM

Die Dokumentationen der vielen und ganz unterschiedlichen Produkte konsistent und qualitativ den hohen Anforderungen entsprechend zu gestalten – das ist die Herausforderung, der sich die Mitarbeiter der Technischen Dokumentation bei Kärcher Tag für Tag stellen. Kärcher arbeitet dabei mit dem Softwarehaus Fischer Computertechnik FCT AG (FCT) zusammen und setzt seit 2004 auf dessen Softwarelösung TIM als Redaktionssystem und FrameMaker als Editor sowie ein Translation
Memory System, um die weltweite Übersetzung in mittlerweile bis zu 38 Sprachen sicherzustellen. Zum Aufgabengebiet der Abteilung gehören neben der Erstellung von Betriebsanleitungen auch weitere Dokumentenarten wie: Montageanleitungen, Servicedokumente, Inspektionschecklisten und Konformitätserklärungen.

Da die zahlreichen Texte der technischen Dokumentation oftmals wiederverwendet werden, muss eine Vielzahl von Dokumenten von dem genutzten Redaktionssystem in möglichst automatisierten Abläufen bewältigt werden können. Vor der Einführung des Redaktionssystems war der Prozess kaum automatisiert: So wurde ein deutsches Dokument erstellt, einzeln in jede Sprache exportiert und einzeln wieder importiert, nachdem es übersetzt zurückkam – das war besonders zeitintensiv.
Heute erstellen die Redakteure ein deutsches Dokument und alle weiteren Prozesse laufen weitgehend automatisch ab und werden zentral gesteuert.

Zehn Jahre Kärcher und TIM

Kontinuierliche Anpassung des Systems

Gemeinsam mit FCT optimierte Kärcher kontinuierlich die Gestaltung der Prozesse: So wurde beispielsweise der Ablauf bei Übersetzungen grundsätzlich überarbeitet: Zunächst wurde der Übersetzungsexport gleichzeitig in alle Sprachen entwickelt, dann nahm man sich den Import vor. Hier bot FCT die Möglichkeit des Exportes mit Postprozess, bei dem die gewünschten fremdsprachigen Versionen automatisch aus einem geprüften deutschen Dokument angelegt werden, sofern alle Übersetzungen im System vorhanden sind. Fehlen Übersetzungen, werden nur diese Sprachen ausgespielt und gehen zum Übersetzer. Das erforderte auch ein Umdenken beim Erstellen der Dokumente, jeder zu übersetzende Text musste nun als Modul angelegt sein, damit die durchstrukturierten Prozesse greifen.

Reduzierte Übersetzungskosten in 38 Sprachen

Selbst nach dieser Optimierung mussten übersetzte XML-Dateien einzeln und manuell importiert werden, was Ressourcen band. Inzwischen ist auch dafür eine Lösung gefunden: Das Workflow-Tool von TIM arbeitet auf einer eigenständigen Arbeitsstation gelieferte Übersetzungen bis zur Erstellung des fremdsprachigen Dokumentes ab. Ganz ohne manuelles Eingreifen geht das natürlich nicht, beispielsweise bei Konfliktmeldungen des Systems. Aber damit kann der Verwaltungsaufwand gebündelt an einer Stelle abgedeckt werden und die Redakteure können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Heute reduziert das strukturierte Arbeiten mit Modulen in TIM zusammen mit den automatisierten Übersetzungsprozessen die Übersetzungskosten. Für die Konformitätserklärungen nutzt Kärcher die Funktion der automatischen PDF-Erstellung in TIM, da dort keine Notwendigkeit der Layoutnachbearbeitung besteht. Wird also das fertige deutsche Dokument über den Postprozess in alle Sprachen exportiert, werden gleichzeitig auch alle fremdsprachigen Dokumente als PDF abgelegt und auf den Status „In Prüfung“ gesetzt, so dass mit dem PDF-Tool von TIM die einzelnen PDF sofort als Buch zusammengefügt werden können.

Kontinuierliche Anpassung des Systems

Chinesische und arabische Dokumente

Zunächst hat Kärcher die Dokumentation mit den europäischen Standardsprachen abgedeckt, zunehmend kamen neue Märkte und damit neue Sprachanforderungen hinzu: Chinesisch, was recht leicht umzusetzen war, aber auch Arabisch, wofür ein eigenes Publikationstool nötig ist, da FrameMaker mit der Darstellung der arabischen Sprachbesonderheiten Probleme hat. Heute werden bei Kärcher alle arabischen Übersetzungen zentral in TIM verwaltet, wie für alle anderen Sprachen auch, und bei Bedarf kann eine XML-Datei ausgespielt werden, die dann über WordML mit Hilfe eines speziellen Stylesheets in Word publiziert wird. Auch dabei sind manuelle Nacharbeit und entsprechende Fachkenntnisse nötig oder möglich, aber es war der entscheidende Schritt, arabische Dokumente im Haus und zeitnah ohne fremde Hilfe erstellen zu können.

Inspektionschecklisten für Servicetechniker weltweit

Eine weitere gemeinsame Entwicklung von FCT und Kärcher sind die Inspektionschecklisten, die den Servicetechnikern weltweit als PDF zur Verfügung gestellt und die vor Ort elektronisch ausgefüllt werden. Dafür sind im FrameMaker-Dokument Felder mit verschiedenen Postscript-Codes hinterlegt, die bei der PDF-Erzeugung in ausfüllbare Formularfelder umgewandelt werden. Auch hier gab es einige Hürden zu nehmen, inzwischen funktioniert dieser Prozess reibungslos und die Kärcher-Techniker müssen nicht mehr mit Ausdrucken hantieren.

Pläne für die Zukunft

Auch in Zukunft hat Kärcher noch viel vor und wird im Zuge der Kundenfokussierung noch besser auf die Bedürfnisse der einzelnen Zielgruppen eingehen. So werden die Möglichkeiten der neuen Version des Redaktionssystems TIM 4.0 geprüft, insbesondere, ob sich hier weitere Entwicklungschancen ergeben. Ebenso ist die Dokumentenausgabe im HTML-Format für das Web geplant, hier wurden schon erste Tests unternommen. Einige Funktionen, wie die aktive Verlinkung mit dem bestehenden elektronischen Teilekatalog, müssen noch genau defi niert und eingebunden werden. Auch könnte durch die wachsende Anzahl von Autoren das Thema Autorenunterstützung an Bedeutung gewinnen.