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TIM bündelt die Energien in der Technischen Dokumentation

Auch technisch anspruchsvolle Produkte müssen einfach zu bedienen sein – das ist das Credo von Fronius International. Der global tätige Hersteller von Batterieladesystemen, Schweißtechnik und Solarelektronik legt deshalb großen Wert auf ein ergonomisches Produktdesign und eine verständliche Dokumentation. Dank des Content-Management-Systems TIM hat sich der Aufwand für die Erstellung der mehrsprachigen Bedienungs-, Einbau- und Montageanleitungen deutlich reduziert.

Seit über 60 Jahren entwickelt die Fronius International GmbH innovative Technologien und Lösungen zur Kontrolle und Steuerung von Energie: Batterieladesysteme, Schweißtechnik und Solarelektronik sind die drei Standbeine des österreichischen Familienunternehmens, das auf dem Gebiet des Roboterschweißens der globale Marktführer ist. Jüngste Sparte ist die  Solarelektronik, die das Produktspektrum um innovative Wechselrichter für die Umwandlung des Gleichstroms aus Photovoltaik-Modulen in Wechselstrom ergänzt. Fronius hat seinen Hauptsitz in Pettenbach und ist in 17 Ländern mit Vertriebsstandorten vertreten. Weltweit beschäftigt das Unternehmen 3.250 Mitarbeiter, die Exportquote beträgt über 90 Prozent.

Fronius produziert in mittelgroßen Serien, wobei die Schweißsysteme mit vielen Zusatzoptionen erhältlich sind und deshalb kundenspezifisch konfiguriert werden. Entscheidend für den Markterfolg der Produkte ist nicht nur ihre Funktionalität, sondern auch ihre intuitive Bedienerführung. Das Team Produkt Design steckt viel Energie in die Gestaltung von Gehäusen, Bedienoberflächen und technischen Illustrationen. Um die Handhabung der Geräte zu vereinfachen, werden Online-Hilfen und technische Dokumentationen in der Sprache der Benutzer ausgeliefert. Das bedeutet, dass sie je nach Produkt bzw. den Märkten, für die sie bestimmt sind, gleichzeitig in bis zu 14 Sprachen übersetzt werden.

Alle Anforderungen erfüllt

Aufgrund der wachsenden Zahl an Produkten und Zielmärkten musste die Technische Redaktion immer mehr Dokumente erzeugen, lokalisieren und pflegen, was mit den traditionellen Methoden des Desktop-Publishings nicht mehr zu bewältigen war bzw. zusätzliches Personal erfordert hätte.
Fronius entschied sich für die Einführung eines XML-basierten Redaktionssystems, um die Dokumentation schneller aufbereiten und die erstellten bzw. übersetzten Inhalte einfacher wieder verwenden zu können. Ein Auswahlkriterium war die Möglichkeit, die Software an die ERP-Lösung anzubinden, mit dem die Artikelstämme und Auftragsdaten verwaltet werden.

"Unsere Wahl fiel auf TIM, weil Fischer Computertechnik als einziger Anbieter praktisch alle Anforderungen erfüllen konnte", sagt Andreas Murauer, der bei Fronius als Gruppenleiter Produkt Design & technische Kommunikation auch für die Dokumentationserstellung verantwortlich ist: "Und zwar nicht nur auf dem Papier, sondern am Beispiel von zahlreichen Kundenreferenzen, bei denen die Lösung produktiv genutzt wird." Ausschlaggebend war neben der Integrationsfähigkeit und Konfigurierbarkeit der Software die Lösungskompetenz des Herstellers, der eine schnelle Implementierung gewährleisten konnte.

Die Redakteurinnen und Redakteure arbeiten mit FrameMaker als Editor, was den Vorteil hat, dass sie ihre gewohnte Arbeitsweise nicht komplett umzustellen brauchten. Erleichtert wurde ihnen die Umstellung auf den modulbasierten Ansatz auch dadurch, dass sie die Inhalte schon vorher nach der Information-Mapping-Methode in Blöcken strukturierten. Diese Struktur wurde in TIM nachgebildet, um Inhalte aus vorhandenen Dokumenten einfach weiter verwenden zu können. Allerdings mit dem feinen Unterschied, dass sie jetzt getrennt von Layout und Formatierung in einer Datenbank verwaltet werden, was die Pflege der technischen Dokumentation enorm erleichtert. Ändern die Anwender einen Textbaustein, der in mehreren Dokumenten verwendet wird, können sie diese mit dem Auto-Updater in TIM beinahe auf Knopfdruck aktualisieren.

Zeit- und Kosteneinsparung

Mit dem Redaktionssystem werden nicht nur die Textbausteine in der Ausgangssprache, sondern auch die jeweiligen Sprachversionen verwaltet und versioniert. Die für die Lokalisierung zuständigen Mitarbeiter schicken keine kompletten Dokumente, sondern nur noch einzelne Textbausteine im XML-Format an den Übersetzungsdienstleister, was Zeit und Kosten spart. Neue oder geänderte Inhalte können dadurch schon vor der Fertigstellung der gesamten Dokumentation übersetzt werden. "Durch den Einsatz von TIM hat sich der Aufwand für die Publikation der Sprachversionen um mehr als ein Drittel reduziert", versichert Murauer. "Wir sind heute in der Lage, unsere Dokumentationen in mehr Sprachen als früher gleichzeitig zu erstellen."

In der Datenbank des Redaktionssystems sind technische Illustrationen als EPS‐Grafiken und die Explosionsdarstellungen für die Ersatzteillisten als SVG‐Grafiken abgelegt. Statt Positionsnummern enthalten diese Explosionsdarstellungen die Artikelnummern der Ersatzteile. Die dazu gehörigen Artikelbezeichnungen in den jeweiligen Sprachen zieht sich TIM bei der Publikation der Ersatzteillisten über die Schnittstelle aus dem ERP‐System, so dass der manuelle Aufwand für die Lokalisierung der Ersatzteillisten entfällt.

Publiziert werden die Anleitungen normalerweise im PDF-Format, und zwar sowohl in druckfähiger, als auch in elektronischer Form. Je nach Umfang der Dokumentation werden die erforderlichen Sprachversionen in einem PDF-Dokument zusammengeführt oder separat ausgegeben. Künftig sollen auch die Online-Hilfen durchgängig mit TIM erstellt werden – die Software bietet dafür die Möglichkeit, Inhalte im chm-Format auszugeben. Unterstützt wird weiterhin die Ausgabe als Word-Dokument, damit Wiederverkäufer die Inhalte einfacher weiter verarbeiten können.

Auftragsbezogene Druckausgabe

Fischer Computertechnik hat für Fronius unterschiedliche Layout-Vorlagen erstellt, unter anderem ein kompaktes, sechsspaltiges Layout für den Papier sparenden Druck von mehrsprachigen Montageanleitungen. Die Firma druckt einen Großteil der Dokumentationen im eigenen Haus, so dass sie nicht auf Vorrat produziert werden müssen. Die Mitarbeiter der Hausdruckerei greifen direkt über einen TIM-Client auf die Dokumentation und finden in den Datensätzen neben der Artikelnummer auch Verarbeitungshinweise, die die Technischen RedakteurInnen dort hinterlegt haben. Das Redaktionssystem ist außerdem an das Web-Content-Management-System LiveLink angebunden, so dass die elektronische Fassung der Dokumentationen bei Freigabe auf Knopfdruck im Intranet und/oder Internet publiziert werden können.

TIM ist seit Herbst 2009 im produktiven Einsatz und wird seitdem kontinuierlich erweitert. Kürzlich hat Fischer Computertechnik die Deckblätter der Dokumentation dem neuen Corporate Design der Firma angepasst und die Möglichkeit geschaffen, sie mit einem Data-Matrix-Code zu bedrucken. Er soll künftig beim Verpacken der Produkte abgescannt werden, um später nachvollziehen zu können, mit welchem Dokumentationsstand und in welcher Sprachversion das Produkt ausgeliefert wurde. Eines der nächsten, großen Ziele ist die Anbindung des Produktkonfigurators, um ausgehend von den kundenspezifischen Konfigurationen der Schweißsysteme Komplettdokumentationen erstellen zu können. Derzeit erhalten die Kunden noch separate Dokumentationen zu jeder bestellten Systemkomponente.

Die Umstellung auf den modulbasierten Redaktionsprozess reduziert nicht nur den Aufwand für die Erstellung der Sprachversionen, wie Murauer abschließend betont: "TIM verbessert auch die Qualität unserer technischen Dokumentationen durch eine einheitliche Gestaltung im Sinne der Corporate Identity und sorgt dafür, dass sie immer auf dem aktuellen Stand sind."

Text: Michael Wendenburg, Sevilla (www.wendenburg.net)